Wie verschafft man sich als junges Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil?
Junge Unternehmen und Unternehmer müssen sich häufig deutlich stärker behaupten, als die lange vor Ort ansässige Konkurrenz. Während bei erfolgreichen Unternehmen auch kleinere Fehler und Misskalkulationen verziehen werden, schauen Investoren, Kunden und Partner den Neugründern bei jeder neuen Entwicklung auf die Finger. Die Erweiterung des Teams um einen professionellen, externen Bürodienstleister kann sich positiv auf die Wahrnehmung auswirken, steigert jedoch auch die Produktivität.
Wenige Mitarbeiter, viele Aufgaben
Unternehmen starten bei Gründung zumeist mit einigen wenigen Mitarbeitern, die gemeinsam mit der Geschäftsleitung ein Geschäft aufbauen. Diese Konzentration aller Aufgabenfelder auf eine übersichtliche Menge an Angestellten blockiert die Entfaltung des vollen Potentials der Unternehmung. Produzierende Unternehmen kennen das Problem, ohne externe Zuarbeit die Produktionszahlen nicht steigern zu können. Sie mieten unter anderem Fertigungsanlagen an oder lagern die Produktion des Umsatzes zuliebe an einen Partner aus. Sogar regional tätige Unternehmen arbeiten heute mit Partnern im In- und Ausland zusammen, um Bauteile schneller fertigzustellen, Websites zu hosten und effektives Marketing zu betreiben.
Das Outsourcen von Aufgaben beinhaltet jedoch immer auch Sicherheitsrisiken, besonders für innovative junge Unternehmen mit einem einzigartigen Patent. Sie wollen sich am Markt behaupten, ohne ihr Geheimnis offenlegen zu müssen. Darum scheuen sie sich vor der Auslagerung von Produktion und Dienstleistungen wie Support und Kommunikation. Arbeitet das kleine Mitarbeiterteam dabei vor allem am Produkt selbst, bleibe schließlich die Verwaltung und Erreichbarkeit auf der Strecke.
Sekretariat und Empfang auslagern
Ein Großteil der Zeit rund um die Organisation der Unternehmung geht für die Bearbeitung von Anfragen, Terminwünschen und Telefonservice verloren. Startups und junge Unternehmen unterschätzen den Umfang der Arbeitsleistung, die in größeren Unternehmen Sekretariate und Empfangsmitarbeiter übernehmen. Ständige Erreichbarkeit ist heute eine Voraussetzung für erfolgreiches Unternehmertum. Doch in Meetings und Konferenzen sollen Mitarbeiter und Vorgesetzte sich auf die neuen Inhalte und Absprachen konzentrieren. Hier nebenher eine Mail zu beantworten oder ans Telefon zu gehen, kostet das ganze Team weitere Arbeitszeit.
Die Lösung liegt im Outsourcen des Empfangsbüros. Ebüro nimmt Anrufe für das Unternehmen entgegen. Die persönliche Sekretärin fertigt Notizen der Telefonate an und leitet sie in Echtzeit weiter. Nach dem Meeting oder Kundentermin können Mitarbeiter und Chefs dann in der kostenfreien App, per Mail oder SMS sehen, welche Anrufe sie verpasst haben und ob ein Rückruf gewünscht wird. Häufig können knappe Anliegen wie die Frage nach Öffnungszeiten oder einer Anschrift schnell beantwortet werden. In anderen Fällen wird die Anfrage einfach per Mail an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
Größer wirken durch externe Dienstleister
Das zunächst simpel erscheinende Modell des Outsourcings telefonischer Erstgespräche und kurzer Rückfragen an Ebüro wird durch die Zeitersparnis zum echten Wettbewerbsvorteil. Während die Konkurrenz noch damit beschäftigt ist, mit Kunden zu kommunizieren und selbst wichtige Termine durch Telefonate zu unterbrechen, lässt Ebüro jungen Unternehmen die Freiheit, ihre Zeit selbst einzuteilen. Die meisten Unternehmen entscheiden sich, Innovationen voranzutreiben, statt lange Gespräche darüber zu führen.
Der Telefonservice ist für kleine und mittelständische Unternehmen eine Möglichkeit, zu den großen Mitbewerbern aufzuschließen, wenn es um professionelle Kommunikation geht. Sollte der Arbeitstag doch einmal entspannt verlaufen, werden die Anrufe einfach direkt durchgestellt und das Unternehmen kann sofort reagieren. Mit diesem Service werden Kunden und Mitarbeiter gleichermaßen glücklich.
