Was sind die Pflichtangaben auf einer Rechnung?

Im Umsatzsteuergesetz wird geregelt, welche Vorgaben eine Eingangsrechnung zu erfüllen hat. Diese Vorgaben sind für den Vorsteuerabzug des Rechnungsstellers von Bedeutung. Die Berechtigung zum Vorsteuerabzug ist nur dann gegeben, wenn die Angaben auf der Rechnung vollständig und wahr sind. Die Vorgaben, die erfüllt werden müssen, werden im folgenden Text beschrieben.

Anforderungen an die Rechnung

Ein Unternehmer, der eine Leistung oder Lieferung ausführt, muss innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung schreiben. Zu beachten ist, dass eine Gutschrift auch eine Rechnung ist. Seit 2013 muss eine umsatzsteuerliche Gutschrift mit dem Begriff "Gutschrift" versehen werden, hingegen ist ein kaufmännische Gutschrift als Rechnungsstorno oder -korrektur zu bezeichnen. Nach § 14 Abs. 4 umfasst eine Rechnung folgende Angaben:

• Der Name und die Anschrift des Empfängers der Leistung oder der Lieferung müssen vollständig sein. Das gilt auch für die Anschrift des leistenden Unternehmens.
• Auf der Rechnung muss die Nummer, die das Unternehmen beim Finanzamt hat oder die steuerliche Identifikationsnummer erscheinen.
• Das Ausstellungsdatum.
• Es muss eine Rechnungsnummer vergeben werden, die fortlaufend ist.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder bei einer Leistung: Art und Umfang der sonstigen Leistung.
• Zeitpunkt der Lieferung und Leistung.
• Das Entgelt muss nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sein.
• Eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung.
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung.
• Unter Umständen Hinweis auf Steuerschuld des Empfängers.
• Bei einer Gutschrift muss das Wort Gutschrift aufgeschrieben werden.

Einige wichtige Hinweise zu den einzelnen Vorgaben

• Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer: Bei einer Gutschrift muss die Steuernummer oder USt-Nr. des leistenden Unternehmens angegeben werden.
• Die fortlaufende Nummer: Sie soll die Einmaligkeit der Rechnung sicherstellen.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung: Sie wird benötigt, um die Leistung oder Lieferung, die abgerechnet wird, leichter überprüfen zu können.
• Datum der Lieferung und Leistung: Hier reicht der Monat der Ausführung der Lieferung oder Leistung.
• Die Kleinbetragsrechnung und der Fahrausweis: Rechnung mit einem Betrag unter 150 Euro.

Kleinbetragsrechnung und Fahrausweis

Der Gesetzgeber hat für Rechnung unter 150 Euro brutto erleichternde Vorgaben gemacht. Die Kleinbetragsrechnung ist wie folgt zu gestalten:

• Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens.
• Das Ausstellungsdatum.
• Die gelieferten Waren müssen in ihrer Art und ihrer Menge beschrieben werden. Das gleiche gilt für den Umfang der sonstigen Leistung.
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe.
• Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.

Bei einem Fahrausweis ist das befördernde Unternehmen das leistende Unternehmen. Gilt der ermäßigte Steuersatz für Fahrleistungen, ist dieser der anzuwendende Steuersatz. Im Luftverkehr ist ein Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung angebracht.